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CADA-HCFMUSP: Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Fim

A Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA) do Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo (HCFMUSP) foi criada em 8 de janeiro de 2001, de acordo com a Portaria que estabelecia a sua formação, conforme Decreto do Governo do Estado de São Paulo nº 29.838 de 18/04/1989, que disciplina a criação das CADAs em todos os órgãos públicos estaduais.

As CADAs são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP). Segundo o Arquivo Público, as Comissões sempre exerceram um papel estratégico na implementação da política de gestão de documentos.

Seguindo as normas do Arquivo Público - Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos, no HCFMUSP compete a CADA:

Identificar os conjuntos documentais a serem analisados;

Propor os prazos de retenção e eliminação dos documentos;

Elaborar relatório e tabela de temporalidade;

Traçar diretrizes, normas, métodos e fases de atividades à eliminação ou retenção dos documentos;

Prestar orientação técnica às unidades responsáveis pela guarda dos documentos;

Controlar o encaminhamento dos documentos;

Propor a política de acesso aos documentos retidos;

Manter o cadastro atualizado dos documentos retidos e eliminados.

No âmbito estadual, a CADA-HCFMUSP colaborou com a criação do Plano de Classificação - PC e Tabela de Temporalidades de Documentos – TTD da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio, com mais de 800 documentos administrativos classificados.

Atualmente, a Comissão está trabalhando na elaboração da tabela de temporalidade dos documentos Fim, voltados às atividades assistenciais, pesquisa e ensino. O trabalho consiste em listar todos os documentos assistenciais e suas respectivas bases legais para, então, enviar ao Arquivo Público do Estado e, posteriormente, publicar a tabela.

Na última semana, em 28 de setembro, os integrantes da CADA-HCFMUSP participaram do Encontro com as Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso, a convite do Arquivo Público do Estado, cujo objetivo é fomentar a atividade nas CADAS dos Órgãos Públicos. Durante o evento, que aconteceu no Auditório do Arquivo Público, foi divulgada a 2ª edição do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidades de Documentos das Atividades Meio. Ainda teve o lançamento do roteiro para elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades Fim, que será primordial para continuidade e orientação da produção do manuscrito pelo HCFMUSP.